Kita-Personal: Wie Leitungen passende Fachkräfte für ihre Teams finden

Eine neue Studie der Bertelsmann Stiftung zeigt, warum Kitas bei Einstellungen Kompromisse machen und wie Leitungen und Träger Teams aufbauen können
Besonders problematisch: Rund jede zehnte befragte Leitung berichtet, dass der Träger teilweise Personen eingestellt habe, die sie für die Arbeit mit Kindern oder im Team als ungeeignet einschätzte.Die Ergebnisse werfen eine grundsätzliche Frage auf: Wie können Kita-Leitungen unter schwierigen Bedingungen Personal gewinnen, das nicht nur eine Lücke im Dienstplan schließt, sondern die pädagogische Arbeit tatsächlich stärkt?

Warum eine schnelle Einstellung nicht immer die beste Lösung ist
Die Gründe für Kompromisse bei der Personalauswahl sind nachvollziehbar. 81 Prozent der befragten Leitungskräfte nennen die Entlastung des vorhandenen Personals, 76 Prozent die Aufrechterhaltung des Betreuungsangebots.Wer täglich mit Personalausfällen, überlasteten Kolleginnen und Kollegen und drohenden Einschränkungen der Betreuungszeiten umgehen muss, kann offene Stellen nicht beliebig lange unbesetzt lassen.
Doch eine Neueinstellung bringt nicht automatisch Entlastung. Fehlen wichtige fachliche Kompetenzen oder passt eine Person nicht in die Arbeitsweise des Teams, können zusätzliche Belastungen entstehen. Erfahrene Mitarbeitende müssen häufiger unterstützen, Konflikte klären oder Aufgaben übernehmen, für die die neue Kollegin oder der neue Kollege noch nicht ausreichend vorbereitet ist.Gerade deshalb sollte die Personalauswahl nicht allein danach erfolgen, wer möglichst schnell verfügbar ist.

Wie erkenne ich, ob jemand zu meinem Kita-Team passt?
Die Studie liefert keine fertige Checkliste für Bewerbungsgespräche. Ihre Ergebnisse machen jedoch deutlich, welche Aspekte bei der Auswahl besonders beachtet werden sollten.Neben der formalen Qualifikation sind das pädagogische Grundverständnis, die Fähigkeit zur Selbstreflexion und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit entscheidend.Für Kita-Leitungen lassen sich daraus einige praktische Fragen ableiten:
1. Teilt die Person unsere pädagogische Grundhaltung?
Wie versteht sie die Bedürfnisse von Kindern? Wie geht sie mit Konflikten um? Welche Bedeutung haben Beteiligung, Beziehungsgestaltung und Kinderrechte für sie?
Eine gemeinsame pädagogische Orientierung bedeutet nicht, dass alle Beschäftigten gleich denken müssen. Unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven können ein Team bereichern. Bei grundlegenden Fragen des Umgangs mit Kindern sollte jedoch Einigkeit über verbindliche professionelle Standards bestehen.
2. Kann die Person das eigene Verhalten reflektieren?
Die hohe Zahl der Kompromisse bei der Reflexionsfähigkeit ist besonders bemerkenswert. Pädagogische Fachkräfte müssen ihr Handeln hinterfragen, Rückmeldungen annehmen und eigene Fehler erkennen können.
Im Bewerbungsgespräch können deshalb konkrete Situationen aufschlussreicher sein als allgemeine Selbsteinschätzungen. Beispielsweise: „Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie Ihr pädagogisches Vorgehen nach einer Rückmeldung verändert haben.“
3. Wie arbeitet die Person mit anderen zusammen?
Teamfähigkeit zeigt sich nicht allein in Freundlichkeit oder Kontaktfreude. Wichtig ist, ob jemand Absprachen einhält, Informationen weitergibt, Kritik sachlich äußert und unterschiedliche Auffassungen konstruktiv bearbeiten kann.
Hilfreich können Fragen nach bisherigen Erfahrungen mit schwierigen Teamsituationen sein. Auch ein fachlich begleitetes Kennenlernen des Arbeitsalltags kann zusätzliche Eindrücke vermitteln, sofern es organisatorisch und rechtlich angemessen gestaltet wird.
4. Welche Kompetenzen sind vorhanden – und welche müssen entwickelt werden?
Nicht jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter muss bereits alle Anforderungen erfüllen. Gerade bei Quereinsteigenden kann die Bereitschaft zum Lernen eine wichtige Stärke sein.
Entscheidend ist jedoch, dass vorhandene Kompetenzlücken erkannt und durch geeignete Einarbeitung, Anleitung und Weiterbildung bearbeitet werden. Dabei müssen die jeweiligen landesrechtlichen Qualifikations- und Einsatzvorgaben eingehalten werden.

Kita-Leitung und Träger müssen gemeinsam entscheiden
Ein zentraler Befund der Studie betrifft das Verhältnis zwischen Kita-Leitung und Träger.Nur 59 Prozent der befragten Leitungskräfte geben an, dass vor jeder Neueinstellung ein persönliches Gespräch mit dem Träger stattfindet. Gleichzeitig berichten 62 Prozent, dass der Träger ihnen die alleinige Entscheidung über eine Anstellung überlässt, obwohl er die rechtliche Verantwortung trägt.
Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass Verantwortlichkeiten und Abstimmungsprozesse nicht immer ausreichend geklärt sind.
Gerade bei der Frage, wer in ein bestehendes Team passt, sind beide Perspektiven notwendig. Der Träger muss die rechtlichen, organisatorischen und finanziellen Voraussetzungen berücksichtigen. Die Kita-Leitung kennt dagegen die pädagogische Konzeption, die Zusammensetzung des Teams und die konkreten Anforderungen des Alltags.
Sinnvoll erscheint deshalb ein gemeinsames Verfahren, bei dem vor einer Ausschreibung geklärt wird, welche Qualifikationen zwingend erforderlich sind, welche Kompetenzen entwickelt werden können und wer über die Einstellung entscheidet.
Die Bertelsmann Stiftung empfiehlt ausdrücklich, die Zusammenarbeit zwischen Trägern und Leitungen bei Personalauswahl und Personalentwicklung zu intensivieren.

Warum die Einarbeitung über den Erfolg mitentscheidet
Selbst eine sorgfältig ausgewählte Fachkraft benötigt Zeit, um in einer neuen Einrichtung anzukommen.
Sie muss die Kinder kennenlernen, Beziehungen aufbauen, die pädagogische Konzeption verstehen und sich mit den Abläufen und Vereinbarungen des Teams vertraut machen.
Doch gerade bei der Einarbeitung zeigen sich nach der Studie erhebliche Defizite. Bis zu 28 Prozent der befragten Leitungskräfte meinen, dass ihre Träger über die Einarbeitung neuer Mitarbeitender nicht oder eher nicht informiert sind.
Damit fehlt möglicherweise auch die Grundlage, um beurteilen zu können, ob eine Neueinstellung tatsächlich zur Entlastung beiträgt.
Für die Praxis bedeutet das: Einarbeitung sollte nicht dem Zufall überlassen bleiben. Ein klarer Plan, feste Ansprechpersonen und regelmäßige Reflexionsgespräche können helfen, Unsicherheiten frühzeitig zu erkennen.
Dabei sollte auch das bestehende Team einbezogen werden. Denn neue Mitarbeitende müssen nicht nur Aufgaben übernehmen, sondern Teil einer gemeinsamen pädagogischen Praxis werden.

Weiterbildung darf nicht vom Zufall abhängen
Besonders deutlich wird der Handlungsbedarf bei der Qualifizierung.
Nur 31 Prozent der befragten Kita-Leitungen geben an, dass bei festgestelltem Weiterbildungsbedarf während der Einarbeitung in jedem Fall eine entsprechende Weiterbildung erfolgt.
Dabei zeigen die Analysen der Bertelsmann Stiftung einen Zusammenhang zwischen der Weiterbildungsaktivität der Träger und dem Schutz sowie der Förderung der Kinder: Wo Träger häufiger Fortbildungen veranlassen und deren Wirkung überprüfen, fallen die berichteten Ergebnisse günstiger aus.
Daraus lässt sich nicht ableiten, dass Fortbildungen allein für diese Unterschiede verantwortlich sind. Die Befunde unterstreichen jedoch die Bedeutung einer systematischen Personalentwicklung.
Vor allem bei Mitarbeitenden, die ohne klassische pädagogische Ausbildung in die Kita kommen, müssen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Qualifizierungsbedarf sorgfältig aufeinander abgestimmt werden.
Eine Einrichtung sollte deshalb bereits bei der Einstellung wissen, welche Unterstützung eine neue Person benötigt, wer diese leisten kann und welche Zeit dafür zur Verfügung steht.
Was tun, wenn keine geeignete Fachkraft zu finden ist?
Die schwierigste Situation entsteht, wenn eine Kita dringend Personal braucht, aber keine Bewerberin und kein Bewerber sämtliche Anforderungen erfüllt.
Die Studie zeigt, dass solche Entscheidungen längst zum Alltag vieler Einrichtungen gehören. Sie legt jedoch nicht nahe, grundsätzlich auf Quereinsteigende oder weniger erfahrene Beschäftigte zu verzichten. Vielmehr kommt es darauf an, Kompromisse bewusst und verantwortlich zu gestalten.
Nicht jede Kompetenzlücke hat dieselbe Bedeutung. Fehlende Kenntnisse über bestimmte Dokumentationsverfahren lassen sich möglicherweise relativ schnell ausgleichen. Defizite beim professionellen Umgang mit Kindern, beim Kinderschutz oder bei der Reflexion des eigenen Verhaltens sind dagegen wesentlich schwerwiegender. Deshalb sollten Träger und Kita-Leitung gemeinsam unterscheiden, welche Anforderungen unverzichtbar sind und welche durch begleitete Qualifizierung entwickelt werden können.
Auch die Belastbarkeit des vorhandenen Teams muss berücksichtigt werden. Wenn eine neue Person intensive Anleitung benötigt, dafür aber keine Zeit zur Verfügung steht, kann die vermeintliche Entlastung ausbleiben.
Gute Personalauswahl braucht gute Rahmenbedingungen
Die Bertelsmann Stiftung richtet ihre Empfehlungen deshalb nicht allein an Kita-Leitungen und Träger. Auch die Politik sei gefordert, Verantwortlichkeiten klarer zu regeln und die notwendigen Ressourcen bereitzustellen. Dazu gehören ausreichend Leitungszeit, Fachberatung, Möglichkeiten zur Weiterbildung und eine verlässliche Finanzierung.
Denn sorgfältige Auswahlgespräche, strukturierte Einarbeitung und kontinuierliche Personalentwicklung benötigen Zeit. Fehlt diese, geraten selbst engagierte Leitungskräfte unter Druck, Stellen möglichst schnell zu besetzen.
Die neue Studie macht damit deutlich, dass die Qualität einer Kita nicht erst im Gruppenraum entsteht. Sie wird bereits dort mitbestimmt, wo entschieden wird, wer eingestellt wird, wie neue Beschäftigte begleitet werden und welche Möglichkeiten sie erhalten, sich fachlich weiterzuentwickeln.
Für Kita-Leitungen lässt sich daraus eine zentrale Frage ableiten: Nicht nur „Wer kann die freie Stelle übernehmen?“, sondern vor allem „Welche Person kann mit der richtigen Unterstützung unser Team und unsere pädagogische Arbeit langfristig stärken?“
Zur Studie
Dobelmann, Noemi; Lagemann, Marina; Vielstädte, Teresa; Bock-Famulla, Kathrin (2026): Trägerverantwortung für Schutz und Wohlbefinden von Kindern in Kitas. Personalentwicklung zentral für gute Qualität. Bertelsmann Stiftung, Gütersloh. DOI: 10.11586/2026135.Für die Untersuchung wurden 4.782 Kita-Leitungskräfte zwischen September und Oktober 2025 befragt. Die Teilnahme erfolgte freiwillig nach einem Aufruf; es handelt sich nicht um eine zufällig gezogene, repräsentative Stichprobe. Die Ergebnisse geben daher die Einschätzungen der Befragten wieder und dürfen nicht ohne Weiteres auf sämtliche deutschen Kitas übertragen werden.Quelle:
Gernot Körner









